ЧЕКОР ВО ДИГИТАЛНАТА ТРАНСФОРМАЦИЈА
Компаниите треба правилно да ги организираат своите документи, за да си ја намалат главоболката кога треба да најдат некој документ. Тука се појавуаат две комплементарни барања:
- Законски дефинираната потреба за средено АРХИВСКО РАБОТЕЊЕ, дефинира потреба компаниите да водат ДЕЛОВОДНИК со сите предмети, како и ПОПИС НА АКТИ за сите дополнителни документи (влезни / излезни фактури, понуди …).
- Создавање на дигитна архива, како замена на класична архива на документи. Ова компаниите го прават од повеќе причини:
- Документите се полесно достапни до вработените (нетреба да го дистрибуираме оригиналот на документот до повеќе вработени)
- Побрзо пребарување и преглед на документ кој е потребен
- Намалување на трошоците : честа е појавата документите да се чуваат во скапите простории на компанијата, блиску до менаџментот. Во овој простор секој квадрат е значаен, па негово користење за чување документи, не е најдобра опција
Воведување на архивско работење и создавање на дигитална архива (DMS – document management system), е еден од основните чекори во дигитална трансформација на секоја компанија. Што препорачува тимот на ИнКом: како правилно да се воведе дигитална архива, но и законски потребното архивско работење ? Нашиот предлог е: да ги имплементираме двете работи заедно !
Тимот на ИнКом изготви решение, со кое имплементира архивско работење и имплементација на document management system (дигитална архива). Дигитална архива и архивските книги, ќе придонесат вашата компанија да ги намали главоболките со документацијата.
