Дали имате проблем да си ги наплатите вашите побарувања? Дали за наплата чекате и повеќе месеци од датумот на доспевање на обврската ?

Еден од најголемите проблеми на Македонските фирми е неизвесноста поврзана со наплата на побарувањата. Дури и немањето на средства не е толкав проблем, колку постојаниот стрес поврзан со прашањето кое си го поставуваме – кога ќе си ги наплатам побарувањата.

Зошто велам дека неизвесноста е најголем проблем ? Затоа што неизвесноста е таа која не блокира да носиме одлуки. Си велиме – ајде да сочекам, можеби ќе плати неделава. Ќе помине неделата, ќе му дадеме уште 1 недела од нас, па ќе добиеме информација дека само што не платил и повторно одлагаме надевајќи се дека тоа и ќе се случи… На ваков начин, не носиме одлуки за инвестиција, набавка, се воздржуваме од агресивна продажба и чекаме ! Нашата економија полека станува економија на стара мома – чека нешто да се случи, а веќе и самата незнае што чека ! Ако продолжиме да се движиме во оваа насока, веројатно нема да знаеме ниту да ја препознаеме вистинската прилика, кога ќе се појави. Но, за да не го чекаме принцот на бел коњ – што е тоа што можеме самите да сториме?

Тимот на ИнКом повеќе години работи на развивање на процедури кои може една компанија да ги употреби од моментот на доспевање на обврска, до моментот на покренување на тужба кон неплаќачот. Оваа лепеза на процедури, бара соодветна техничка алатка, добра евиденција, технологија – но и најбитното: интерна процедура за наплата, како замена за импровизација. Нашето искуство покажа дека многу Македонски фирми можат значително да го намалат просечниот број на денови доцнење на наплатата со примена на следните процедури:

1. Механизам за креирање на ИОС (Извод на отворени ставки) еднаш квартално: компаниите немаат соодветни алатки со кои би креирале вакви документи еднаш квартално. Поради тоа не ја применуваат оваа мошне значајна алатка за подобрување на наплатата. Само споредете ја реакцијата на еден менаџер, кој ќе добие ваков документ на крајот од годината со ситуација во која добива ваков извештај еднаш квартално… второво сигурно ќе го асоцира дека сакате да го тужите и се подготвувате со ваквиот документ. Но, ефектот дека ќе го подмири долгот за да избегне судски трошоци, а во исто време вие нема да употребите ниту еден збор да ја нарушите соработката, треба да се согледа и вреднува
2. Софтверски модул за евиденција на наплата: Оваа процедура и софтверски модул е нешто што нашиот тим го имплементира подолго. Ефектите се одлични, бидејќи овозможува процедурата за наплата да биде организирана, а не импровизација; потребно е фактите да се акумулираат, наместо акумулација на фрустрациите, но и најбитно – да демонстрирате кон вашите купувачи дека се грижите за вашите пари.
3. Испраќање на СМС пораки со подсетување: Оваа техника е многу чувстителна, но може да се користи во одредени ситуации. Директна информација до правите луѓе, со податок за долгот и доспеаноста може да биде исклучително ефективна. Помошта која тимот на ИнКом ја овозможува за оваа процедура, е забрзување на процесот на креирање на СМС пораки и нивно испраќање.
4. Испраќање на опомени пред тужба: Оваа процедура е законска обврска но и добра техника за наплата, кога другите не вродиле со плод

За подобра организација и намалување на лошата наплата, потребно е да имаме добра организација во фирмата. Секако, добар деловен софтвер тука може многу да помогне.  Како ИТ компанија, во фирмите кај кои сме биле ангажирани за ре-дизајн на процесот на продажба и наплата, секогаш сме ги препорачувале следниве методи:

1. Продажба на рати: наместо фактура со одложено плаќање на 90 дена, исклучително поповолно за вас е една фактура со 3 рати. Ова е начин како да си „купите право“ да си барате еден дел од парите после 30-от ден !

 

За реализација на ова метода, потребно е да имате алатка за фактурирање со која лесно и брзо ќе креирате рати на фактурата, но и алатка со која фактурата ќе биде раскнижена според ратите, а не како вкупно побарување.

2. Вклучување на неопходните клаузули во самата фактура: Чест е случајот на самите фактури да ги нема потребните клаузули со кои се заштитувате од непријатности

 

За реализација на оваа метода, потребно е да имате преддефинирани клаузули, кои ќе ги ставите на располагање на вашите комерцијалисти. Секако, поседување на модул за правење на понуди и договори, многу ја подобрува вашата преговарачка позиција ако настане проблем со наплатата

3. Лимитирање на отвореноста кон клиентите: мора да постои лимит на задолженост кој сте спремни да го поднесете, и над кој веќе нема да издавате роба. Доколку ваков лимит не поставите, тогаш не продавате – туку подарувате роба ! Секако, интерната организација за реализација на ова треба да биде направена на начин на кој ќе се избегнат импровизации, протекционизам и администрација.

 

Оваа метода не се реализира со црн тефтер. Комерцијалното работење, издавањето на роба, мора да биде во директна врска со дневна ажурна евиденција на уплатите. Само така, лимирањето до страна на софтверот ќе има логика и нема да ви создаде проблем во процесот на продажба.

 

Веројатно сите овие техники веќе ги имате слушнато. Сигурно дел од нив имате веќе и применето. Не барајте причина зошто некои од техниките ги немате применето. Препорачувам да најдете сила и да ги примените сите техники со кои ќе ја подобрите наплатата.

Тимот на ИнКом ви стои на располагање за разрешување на проблемите со наплатата. Имаме големо искуство со многу фирми до Македонија и регионот. Проблемите секаде во регионот се исти, но со напорна работа и посветеност, проблемот може значително да се намали.

 

Сашо Јовановски

InCom – Managing Partner

27.03.2016